會(huì)計(jì)憑證保管，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是財(cái)務(wù)人員把做完賬的發(fā)票、收據(jù)、合同等資料，像整理家庭相冊(cè)一樣歸類存檔，確保這些“經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的證據(jù)”不丟失、不被篡改，未來(lái)查賬或?qū)徲?jì)時(shí)能快速找到。比如，企業(yè)買(mǎi)了一臺(tái)電腦，從申請(qǐng)采購(gòu)到付款的全流程票據(jù)（采購(gòu)申請(qǐng)單、發(fā)票、付款憑證等），都需要按規(guī)則整理成冊(cè)、貼上標(biāo)簽、鎖進(jìn)檔案柜，這就是保管的核心意義。
核心目標(biāo)：?防丟：避免憑證散落或被人拿走；
?防改：防止有人抽換、涂改原始票據(jù)；
?備查：方便稅務(wù)局查賬、企業(yè)內(nèi)部復(fù)盤(pán)或應(yīng)對(duì)法律糾紛。
會(huì)計(jì)憑證的保管要求主要有：
|
項(xiàng)目 |
具體內(nèi)容 |
|
整理 |
（1）會(huì)計(jì)憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照分類和編號(hào)順序保管，不得散亂丟失 （2）記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序進(jìn)行整理保管 |
|
外借 |
原始憑證一般不得外借，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）批準(zhǔn)，可以復(fù)制 【注意】原始憑證一般不得外借，經(jīng)批準(zhǔn)可復(fù)制 |
|
遺失 |
從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開(kāi)出單位蓋有公章的證明，并注明原來(lái)憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）和單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人員批準(zhǔn)后，代作原始憑證。如果確實(shí)無(wú)法取得證明的，由當(dāng)事人寫(xiě)出詳細(xì)情況并簽名，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）和單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人員批準(zhǔn)后，代作原始憑證 |
?1.整理裝訂：把“零散票據(jù)”變成“檔案冊(cè)”?
步驟：
?排序：每月結(jié)賬后，將記賬憑證和對(duì)應(yīng)的原始憑證（如發(fā)票、合同）按時(shí)間或編號(hào)排列；
?折疊：超大紙張（如A4合同）折疊成憑證大小，小票粘貼到白紙上；
?裝訂：用會(huì)計(jì)專用裝訂機(jī)打孔，穿線固定，貼上封條并蓋章防拆。
實(shí)例：
某裝修公司2024年3月采購(gòu)建材，共有50張發(fā)票、5份合同。會(huì)計(jì)小王將票據(jù)按日期排序，把A3尺寸的采購(gòu)合同折疊成記賬憑證大小，小票用膠水整齊粘貼，最后裝訂成一本厚2厘米的憑證冊(cè)，封面標(biāo)注“2024年3月—憑證第1冊(cè)（共3冊(cè)）”。
?2.標(biāo)注信息：給檔案冊(cè)貼“身份證”?
要求：
封面寫(xiě)明單位名稱、年度月份、憑證種類（如“收款憑證”）、起止編號(hào)、裝訂人簽名；
單獨(dú)裝訂的附件（如全年差旅費(fèi)清單）需在封面?zhèn)渥?ldquo;附件另存”，并在原憑證上標(biāo)注去向。
實(shí)例：
某學(xué)校2024年差旅費(fèi)憑證過(guò)多，單獨(dú)裝訂成冊(cè)。封面寫(xiě)：“2024年差旅費(fèi)附件—對(duì)應(yīng)3月憑證第15號(hào)至28號(hào)”，同時(shí)在3月憑證第15號(hào)記賬憑證下方備注“差旅明細(xì)見(jiàn)附件冊(cè)”。
?3.歸檔存放：分門(mén)別類“上鎖”?
規(guī)則：
當(dāng)年憑證由財(cái)務(wù)部門(mén)保管1年，次年移交檔案室（無(wú)檔案室的企業(yè)由專人保管）；
出納不得兼管會(huì)計(jì)檔案（防止既管錢(qián)又改賬）；
不同憑證按保管期限分柜存放，如：
?永久保存：年度財(cái)務(wù)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告；
?30年：會(huì)計(jì)憑證、賬簿（涉及重大事項(xiàng)的可延長(zhǎng)）。
實(shí)例：
某制造企業(yè)2023年憑證在財(cái)務(wù)部保管至2024年底，2025年1月移交檔案室。檔案員老張將憑證按“2023年-憑證-1號(hào)柜”“2023年-合同-2號(hào)柜”分類，柜門(mén)貼標(biāo)簽并上鎖。
特殊情況的處理方式
?1.憑證丟失怎么辦？
?外部票據(jù)?（如供應(yīng)商發(fā)票丟失）：找原單位補(bǔ)蓋章的復(fù)印件；
?內(nèi)部票據(jù)?（如員工報(bào)銷單丟失）：由經(jīng)辦人寫(xiě)說(shuō)明，領(lǐng)導(dǎo)簽字后替代。
實(shí)例：
員工小李出差弄丟了一張800元的高鐵票，財(cái)務(wù)要求他填寫(xiě)《票據(jù)丟失說(shuō)明》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后，用打車(chē)軟件行程單+支付記錄替代入賬。
?2.外人借閱怎么管？
?外單位借閱：需持公章證明，經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)，登記后現(xiàn)場(chǎng)查閱，不得帶走；
?復(fù)制憑證：如法院調(diào)證，只能復(fù)印并加蓋“此復(fù)印件與原件一致”章。
實(shí)例：
2024年稅務(wù)局稽查某企業(yè)，需查看2022年采購(gòu)憑證。檔案員調(diào)出憑證冊(cè)，稅務(wù)人員在財(cái)務(wù)辦公室查閱并拍照，全程由會(huì)計(jì)主管陪同。
