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一、如何控制成本
成本的控制是該行業(yè)的主要問題，但這并不意味著要為成本控制建立復雜的會計系統(tǒng)。其實，經營上的控制比會計記錄更能有效地消除由于過高的原料價格、不恰當的配料所帶來的浪費。通常的情況是，這種浪費比未完全銷售所導致的浪費更為嚴重。
各環(huán)節(jié)的會計記錄*4由行政人員來完成。盡管出納及行政人員并不要求是全職的，但兼職的出納及兼職的記賬員是必不可少的。對于會計上的各種問題，餐廳的經理*4能和專業(yè)的會計師溝通。
?。ㄒ唬┕δ芙M織
由于餐廳的大小及經營方法不同，所以為該行業(yè)設計一個統(tǒng)一的功能圖是不可能的。例如，在采購原料方面，有的是經理親自去采購，有的是主廚或專業(yè)的采購人員去采購。有些經理幾乎不從事食品方面的管理而把主要的精力放在對顧客的接待及酒吧服務上。
管通常有廚房工作人員及服務人員的區(qū)別，在小規(guī)模的餐廳中通常不區(qū)別兩者的功能；相反，具有酒類服務、熟食零售及其他類別的服務的餐廳中，通常要把這些服務的功能單獨區(qū)別開來。
只有當某項經營活動大到有必要分析各種職能的服務功能時，才有必要建立一個功能組織圖。此時，各種功能的建立是基于招聘到各種能勝任各種職位的人員的基礎上的。通常的情況是，在一個不斷發(fā)展的餐廳中，當 “瓶頸”突破時或缺少某一服務人員會導致整個經營活動的順利進行時，才有必要確定一個詳細的功能組織圖。
（二）各類人員及其職責
1.食品核對員
對烹任后食品的控制是防止由于少收賬或錯收賬所導致的收入損失的重要一環(huán)。良好的管理意味著使用簡單的方法逐個核對系統(tǒng)終端給客戶的菜看是否是顧客所要求的。盡管完善這一環(huán)節(jié)會導致為顧客提供服務的時間的滯后，但這一環(huán)節(jié)有利于完善會計記錄，因而是必不可少的。
食品核對員必須具有良好的判斷能力。當侍者與食品核對員負責最后現金的收取時，就會存在欺詐的可能性，因此，應仔細挑選食品核對員。由于這一環(huán)節(jié)應在最短的時間內完成，故良好的判斷力是必不可少的。
每日經營結束后，食品核對員的記錄應作為總收入賬戶的控制而記錄在賬簿中，并且與服務員的發(fā)票進行核對。
2.主廚
一流的烹飪有賴于廚師的手藝。廚師的工作通常包括提供菜單、實際的烹飪以及由于食品的標準及繁忙時間所致的總的監(jiān)督。主廚除了應根據天氣、季節(jié)、不同事件而提供有關的菜單外，也應該知道成本及競爭性的售價。
3.酒吧服務員
如果允許酒吧服務員購買酒料飲料，他應該為過多的存貨及銷售不暢的品牌負責，也應為顧客喜歡的品牌的缺乏負責。
二、會計系統(tǒng)的幾個原則
1.收入
收入一般分為三類：食物、飲料、其他雜項。最后一項可能包括香煙、糖果、寄售等。如果其他雜項這一類中的任何一項的金額變得越來越大，在賬簿中應為其設置單獨的一欄。
2.直接費用
服務是一項直接費用并且應包括在各項與之有關的項目中。為了避免過于復雜的會計系統(tǒng)，該行業(yè)已形成一種共識，即把服務員的工資作為該項計算的要素。這一項通常是銷售的 30%，但也有可能在25%-35%之間波動。
3.間接費用
許多權威機構把間接費用分為三類：食品準備、食品服務、其他項目。這種劃分的目的在于為各餐廳之間的比較提供一個統(tǒng)一的標準口徑。然而，這種劃分會導致把重點放在各種分類與銷售預計的百分比關系上。過分把重點放在這里是不恰當的。實際上，各種費用的控制應與顧客的滿意程度相聯系。更進一步說，間接費用用銷售百分比來表示的話，有些項目會顯得過小而沒有必要對其進行單獨的控制。把各種項目組合在一起還有助于消除對它們進行更深層次分析的傾向。
為了保持平均利潤，應仔細審查各項間接費用并確定其是否越過管理上的標準。管理人員必須考慮某一項服務的改進是否有助于利潤的提高。消除沒有必要的服務的改進會把某些費用降至適當的水平，同時也不至于失去顧客。管理上的這種考慮同時所帶來的結果是加強了顧客所期望的服務，同時消除了那些無助于利潤提高的服務。
（四）建議使用現金制（收付實現制）
由于餐飲業(yè)的服務相對簡單，其賬簿及各種記錄應建立在現金收支的基礎上。盡管有些客戶會拖欠，餐廳在支付原料上也會有拖欠，然而，一本記錄恰當的現金簿、獨立的工資記錄、一本日記賬就足夠了。應收賬款及應付賬款可以通過其他的控制賬戶進行處理。日記賬把日常經營活動記錄下來并且最終體現在收益表及資產負債表上。
數據處理程序
1.銷售收入的核算
如果銷售收入是根據食品、飲料、其他雜項進行分類，則各類應使用不同的發(fā)票，或者是在告知記賬員時應明確銷售的類別。
每日的現金收入在現金日記簿中記錄，該記錄應與出納所報的現金總數相核對。
2.應收賬款
應收賬款要在現金收入簿中的應收欄中進行記錄，并且加總記入每日的銷售收人中。每月底，將該欄總記轉入應收賬款。當應收賬款收回時，現金收入記入現金日記簿并且在其他雜項欄中進行記錄。實際的銷售發(fā)票應留存起來作為未收賬的控制工具。由于把應收賬記入銷售欄中會增加銷售記錄的準確性，對壞賬所導致的損失也應用適當的分錄予以反映。
3.采購及支付程序
采購通常有兩種形式：支付現金后收取貨物；設立一個采購部門處理訂單。在后一種情況下，供貨商開具發(fā)票并在某一特定日期要求兌現。零星的采購及其他雜項費用一并用備用金支付。
在采購及支付程序中應將各種職能區(qū)別開來，這樣能使現金的挪用降至最低的程度。這種基本的規(guī)則在小型商業(yè)組織中經常被忽略。購貨人不能是收貨人，負責現金支付的人不應是購貨或收貨人。
只要有可能的話，農產品的供貨商應每月支付一次。這種方法有助于確定每月的采購量，也有利于每月采購價格的確定。對那些無法接受一個月結算一次的供貨商來說，貨款的支付可降至每個星期一次。
三、制作及銷售成本的管理
（一）制作成本的內部控制
會計系統(tǒng)應與制作過程結合在一起。例如，倉庫保管員在發(fā)出貨物時應收到有主廚簽字的取貨單。一般來說，每次取貨的量是較大的。管理人員也可以根據主廚的取貨單來評價客戶對主廚的任何抱怨。
有可能的話，應對特定的菜肴進行詳細的分析以決定原料的使用效率及菜肴的受歡迎程度。例如，管理人員可分析主廚所領的牛肉用于哪些菜肴等。盡管要求主廚提供各種用途的精確用量是不可能的，管理人員至少可以知道是否存在浪費及有無偷竊的問題。食品檢驗員的詳細記錄亦可用于此用途的分析。
上述方法有助于記錄上的控制，但更重要的是管理人員可以以此分析未出售的熟食的成本及所提供的菜肴是否符合顧客的口味。
當某種食品是以相同的形式大量銷售時，有可能事先確定該食品的成本。這種系統(tǒng)主要依賴于這種食品的各個組成部分的數量及成本的確定。當這種食品的組成部分發(fā)生變動時，就應調整菜單上的價格。
?。ǘ╀N售成本
當使用收付實現制時，有必要調整銷售成本以反映本期存貨的變動。對期末存貨的計價應采取現實主義的態(tài)度，這樣能防止收益在各個期間的轉移。例如，有些食品原料價格上漲后購買量會減少，但當價格下降時，期末存貨應反映較低的價格。
?。ㄈ┕潭ㄙY產與折舊
1.租賃資產的改良
餐飲業(yè)的房屋通常是租來的。為了有一個良好的就餐環(huán)境，通常要對所租的房屋進行改良。在租賃期滿后，這些改良后的房屋通常歸原屋主所有，因此，租賃改良成本應在租期內進行攤銷。攤銷有多種方法，但最簡單的是在整個租期內平均攤銷。
2.某些設備的資本化
應該區(qū)別可折舊的設備或器具及其費用。例如，餐飲業(yè)中所需的基本的設施應作為資產并每期提取折舊，其他項目應在購買時就作為費用處理。
四、財務及經營報告與分析
1.餐飲業(yè)管理人員通常需要下列報告：
現金余額日報 -由記賬員報告；
顧客人數日報 -出納或領班報告；
飲料消費日報 -由負責購買及管理酒吧的侍者報告；
肉料消費日報 -由倉管人員報告，以表明采購的需求；
損益表月報 -由會計師報告；
應收賬款月報 -由記賬人員報告；
資產負債表月報 -由會計師報告；
損益表年報 -由會計師報告。
2.行業(yè)比較
餐飲業(yè)中成本一般占銷售的40%，其正常的波動范圍是在35%～50%之間。由于成本受到諸如數量、質量、消費等因素的影響，對一個餐廳的經理來說，更重要的是將當期利潤與前后期比而不是在同行中進行比較。
在同行的比較中要考慮幾個問題。*9，餐廳的類型。自助餐廳不宜與其他類型的餐廳進行比較。第二，競爭的程度。自由競爭的餐廳不宜與處于壟斷地位的餐廳進行比較。第三，餐廳所處的環(huán)境。賓館內有餐廳，俱樂部內也有餐廳，百貨城內也有餐廳，對這三者進行比較顯然是不合適的。
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