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關于存貨采購及費用報帳管理細則
酒店各部門：
為了提高工作效率，規(guī)范存貨采購及費用報帳的手續(xù)，特制定本細則：
一、供應商貨款的結算：
1．個體戶供應商貨款支付的規(guī)定：凡以個人名義與酒店簽定協議的供應商，在協議中必須詳細注明供應商的姓名，身份證號碼，聯系電話及地址（一家供應商只能以一個人名義簽定協議，不得多戶多人）。在支付貨款時，由協議中的供應商領取現金或支票，出納員必須核對無誤后，方能發(fā)放。
2.以單位名義開記戶的供應商貨款支付的規(guī)定：幾以單位名義與酒店簽定協議的供應商，在協議中必須詳細注明單位名稱，開戶銀行，帳號，委托經辦人姓名，身份證號碼及貨款的支付方式（支票、匯票等），收款單位必須與合同單位一致。在進行貨款支付時，由協議中委托經辦人領取支票或匯票等。如有變更，需加蓋供貨商單位或財務專用章的負責人簽名的書面變更通知書，出納員方能辦理結算手續(xù)。
3.所有以供貨商名義辦理入庫和結算手續(xù)的貨款支付，原則上不得由酒店采購員代為結算，如有此情況，出納員應拒絕付款。
4.供應商應方式的規(guī)定:個體戶性質的供應商以現金（不高于1000元）或支票方式支付，其他供應商原則上以轉帳支票，電匯等方式支付。
5.供應商貨款結算流程及時間規(guī)定：
（1）每月的18日為上月貨款對帳日，供應商將上月的貨物入庫單整理，開具正規(guī)有效的發(fā)票（不得使用復印件），根據要求填“費用報銷單”，注明單據張數，貨品名稱，金額和供應商單位或姓名，由經辦采購員簽字，采購部經理核準后，到財務部成本會計處對帳，財務部成本會計對貨款結算金額的真實性，發(fā)票及
報帳單填寫的規(guī)范性，有效性進行認真審核，不合規(guī)定者不予 以辦理。
?。?）由成本會計審核報帳單據后，報財務經理及總經理批準后付款。
?。?）出納會計復核審批權限，程序是否正確，手續(xù)及相關單據是否齊全，金額計算是否準確，支付方式，支付單位是否正確等，復核無誤后方可按支付方式規(guī)定的方式辦理結算手續(xù)。
二．自行采購報帳具體程序：
1.采購人員采購的物品應于事畢2日內必須辦理報帳手續(xù)，按要求填寫“費用報銷單”并附相關原始單據及相對應的申購單與入庫單，經采購部經理批準后，交成本會計審核并簽字確認，然后依次經財務經理，總經理的批準后付款。
2.出納復核審批權限，程序是否正確，手續(xù)及相關單據是否齊全，金額計算是否準確等，復核無誤后方可辦理結算手續(xù)。出納必須做到報帳人有借款的首先沖銷借款。
三．日常費用報銷程序：
酒店各部門日常報銷差旅費，辦公費，汽車費用及水電費，交總經理批準后付款，出納復核審批權限，程序是否正確，手續(xù)及相關單據是否齊全，金額計算是否準確等。復核無誤后方可辦理結算手續(xù)。如果有借款必須首先沖銷其借款。
四．預付貨款的報帳程序：
對于一些外地供應商及其他特殊的廠家，必須先預付款后發(fā)貨的，采購人員或申請人必須填制《匯票，支票申請單》，注明事由，金額，申請人及對方單位名稱等，在采購部經理核準后，依次財務經理簽字，總經理批準后，方可預付。預付的帳款財務部有權要求采購
人員或申請人及時地到財務沖賬。對于預付帳款的報銷單據在收貨后或事畢后2日內必須填制“費用報銷單”在經手人及采購部經理簽字
后，由財務經理，總經理簽字后才能報銷。
五．借款的管理：
酒店各部門的其他費用支出及因公出差等需借款時，必須由借款人填寫借款單，在所屬部門負責人核準后，經財務經理審核，總經理批準后，方可辦理借款，借款人必須認真負責清理自己的各項借款與欠款，逾期不報帳或償還借款，財務部將停發(fā)其工資，直至與財務部清賬完畢。前賬未清而需借款的人員，需經財務經理，總經理批準后方可借款，但在下次報銷中一并報帳。酒店杜絕一切因私個人借款，特殊情況下，必須有擔保人，經財務經理，總經理，董事長批準。
六．關于原始單據的規(guī)定：
財務審批堅持支出的合理性，單據的合法可信性。手續(xù)不全者不予報銷。采購人員及其他部門報銷的單據，必須是稅務部門認可的發(fā)票。若采購人員向個體戶購買商品，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方定出售貨證明，并簽名蓋章，有一人以上的采購人員證明及驗收人員的驗收證明，經總經理批準后，方可給予報銷。
七．違規(guī)處罰規(guī)定：
以上報帳及審核人員，應認真履行職責，嚴格按規(guī)定要求辦理事務。若違反規(guī)定視情節(jié)輕重，處于違規(guī)金額2倍以上5倍以下的罰款外并作除名處理。
八．本規(guī)定于20 年1月1日起執(zhí)行。
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